Как сервис электронного документооборота может помочь в оптимизации бизнес-процессов?
Часть крупных компаний Украины уже выбрали и успешно внедрили сервисы электронного документооборота со своими контрагентами, другие же пытаются самостоятельно разработать такие сервисы.
Как же правильно выбрать сервис?
На выбор и внедрение сервиса на предприятии влияют ряд факторов, таких как:
- степень соответствия сервиса потребностям бизнеса и политике безопасности
- совместимость сервиса с привычной средой работы
- поддержка различных типов документов
- возможность масштабировать и эффективно использовать сервис с учетом роста предприятия
- юридическая легитимность сервиса и адекватность формата документов бизнес-процессам предприятия
- возможность взаимодействия с ERP-системами
- работа с электронными ключами различных центров сертификации
- легкость и простота в использовании, хорошая техподдержка
О сервисе Арт-Офис
Арт-Офис - это сервис документооборота на базе документов MS Office версии 2007 и выше, а также PDF.
Документы, созданные и подписанные в Арт-Офис, являются юридически значимыми, их принимают в суде и других государственных организациях. Долгосрочное архивное хранение документа обеспечивается использованием расширенной подписи в формате CAdES-X Long.
С помощью Арт-офис можно подписать персональные, бухгалтерские, нотариальные документы, его легко встроить в бизнес-процессы предприятия.
Уникальностью сервиса, среди существующих на рынке Украины, является встроенная политика подписания, которую предприятие может настроить согласно своих бизнес-процессов. Политика подписания - это набор правил, определяющих жизненный цикл подписания документа, ею могут устанавливаться очередность подписания документа и граничные сроки подписания для каждой из сторон. Также она может содержать правила для персонификации подписанта, то есть может быть выполнена только с помощью электронной подписи определенного лица или печати определенной организации.
Еще одной особенностью Арт-Офис является возможность визуализации в документах графического образца подписи или печати и специальной метки с информацией о сертификате каждого подписанта. При визуализации и печати такого документа на принтере образцы подписи и метки с данными сертификатов останутся на месте.
Благодаря Арт-Офис может быть автоматизирован процесс подачи отчетности для контрагентов ФЛП 3-й группы.
Клиенты Арт-Офис отмечают гибкость его внедрения, так как сервис может быть предоставлен и как облачный (SaaS) и как коробочное self-hosted веб-решение, когда система развернута в инфраструктуре клиента. Вариант self-hosted удачно подходит для компаний с высокими требованиями к политике безопасности и предполагает наличие у клиента необходимой программно-аппаратной инфраструктуры.
