8 вещей в деловой переписке, которых следует избегать

Деловая переписка требует особенного подхода, в ней также имеется собственный внутренний этикет. Даже если люди давно работают вместе, им все равно стоит избегать многих вещей, которые совершенно недопустимы при отправлении каких-либо деловых поручений друг другу. Да, может быть это выглядит слегка нелепо и неуместно (особенно, если коллеги сидят в одном кабинете и отправляют приказы в виде электронных писем), но так принято в определенной рабочей среде. Можно воспользоваться лучшими образцами делового письма, например https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/kadry/delovoe-pismo-obrazets.html.

Существует несколько грубых нарушений, касающихся данного аспекта трудовых отношений:

1. В письме нет приветствия. Это выглядит просто невежливо, словно сотрудник - это пустое место. Начинать письмо со слов: "Надо выполнить задание, подробно расписанное в прикрепленном файле" недопустимо. У человека возникнет стойкое ощущение собственной ненужности и никчемности. Он недостоин даже того, чтобы к нему обратились по имени. Вариант: "Здравствуйте, уважаемая Мария Петровна! Нужно сделать расчет за прошедший квартал. Более подробные инструкции можете прочесть ниже" куда более приятен глазу.
2. "Доброго времени суток!". Эта гениальная фраза вообще непонятно откуда взялась и кто ее придумал. Если между городами на самом деле большая разница в часах (например, между Киевом и Харьковом), то слова "Добрый день!" можно заменить на обычное и ни к чему не обязывающее "Здравствуйте!". Но уж никак не упоминать про какие-то мифические времена суток.
3. Заглавные буквы. Это в принципе дурной тон даже для общения двух друзей в социальной сети, поскольку предполагает, что собеседник рассержен и кричит. Исключение составляют только общепринятые сокращения (ООО - общество с ограниченной ответственностью, АНО - автономная некоммерческая организация), а также если фирма имеет подобное название (например, парикмахерская "ВЕРА").
4. Ошибки в обращении к человеку. Такое не допустит ни один уважающий себя руководитель. Путать имена Марина и Мария, Владислав и Вячеслав, Александр и Алексей - это просто верх бескультурья. В противном случае складывается впечатление, что это своего рода унижение неугодного сотрудника, мол, даже нет необходимости запоминать, как его зовут.
5. Фраза "Заранее спасибо" в конце. Обычно люди, ведущие постоянную деловую переписку, делают определенный шаблон окончания, который автоматически вставляется в каждое письмо. Зачастую это выглядит примерно так: "Подтвердите получение письма, с уважением, Найденов Иван Иванович, телефон...".
6. Письмо без темы. Нельзя забывать о том, что почта может занести подобное в папку "спам", следовательно, важная и нужная информация просто потеряется. Обязательно надо помечать, причем не пустым набором букв и цифр, а конкретными словами: "Отчет по сестринскому патронажу за март 2020 года".
7. Переход на разговорный или художественный стиль. Деловая переписка потому так и именуется, что сохраняет некоторые нюансы рабочего, а не дружеского общения. Для шуток, юмора и сленга лучше оставить аккаунты в "Одноклассниках" или "Вконтакте". Здесь же все должно быть четко, ясно и сдержанно.
8. Сокращения. Не допускаются всякие "спс", "Дп", "Ха", "пжт". Во-первых, это не смс, а во-вторых, человек может просто не понять, о чем идет речь. Далеко не все люди, даже молодые, легко расшифровывают данные "ребусы".

Как и любой аспект работы в офисе, деловая переписка является чем-то вроде части корпоративной культуры. Даже те работники, которые раньше не имели дела с электронной почтой на постоянной основе, все равно невольно начинают вникать в особенности виртуального, а не личного общения с начальством и коллегами.