Как определить бюджет на организацию переезда офиса?

Переезд офиса - мероприятие не только хлопотное и стрессовое, но и весьма затратное. По статистике, услуги грузчиков для переезда могут обойтись в 5-10% от годового оборота компании, а в некоторых случаях и больше.

При этом значительная часть этих расходов часто оказывается незапланированной, возникает в процессе переезда из-за различных ошибок и просчетов при составлении бюджета.

Какие ошибки допускают при расчете бюджета на офисный переезд?

1. Неправильная оценка сложности задачи. Многие компании подходят к этому вопросу слишком поверхностно, считая, что достаточно учесть лишь основные статьи вроде аренды грузовика и покупки коробок. В реальности же переезд офиса - это сложный многоэтапный проект, который включает в себя десятки, если не сотни различных задач и расходов.
2. Экономия на критически важных статьях. Многие выбирают самых дешевых подрядчиков, закупают низкокачественные материалы, отказываются от услуг профессионалов в пользу самостоятельного выполнения работ. Все это может сработать, но гораздо чаще оборачивается дополнительными расходами - на устранение последствий некачественного сервиса, ремонт поврежденного имущества, компенсацию простоев из-за срыва сроков и т. д.
3. Отсутствие «подушки безопасности». Некоторые составляют смету исходя из идеального сценария, не закладывая никакого резерва на случай форс-мажоров. В реальности же в процессе переезда может произойти множество незапланированных ситуаций - от поломки лифта и необходимости ручного подъема на высокий этаж до внезапного повышения цен на аренду и срыва сроков поставки новой мебели.

Как оценить бюджет на услуги по переезду офиса?

• Подойдите к планированию бюджета максимально детально. Составьте исчерпывающий список всех задач, которые необходимо выполнить при переезде. Привлеките к этому процессу представителей всех ключевых отделов - IT, HR, маркетинга, АХО. Изучите опыт других компаний, почитайте профильные чеклисты и руководства. И лишь после этого приступайте к расчету сметы, стараясь не упустить ни одной мелочи.
• Экономить нужно с умом. Определите, какие статьи расходов являются для Вас критически важными с точки зрения непрерывности бизнеса и сохранности ключевых активов. На них не стоит скупиться - лучше доверить эти задачи проверенным профессионалам, даже если их услуги стоят дороже. А вот на менее критичных моментах можно попробовать сэкономить без ущерба для качества - например, закупить упаковочные материалы оптом или провести уборку силами собственных сотрудников.
• Всегда закладывайте в бюджет подушку безопасности на непредвиденные расходы. Ее размер может варьироваться в зависимости от масштаба и сложности переезда, но в среднем рекомендуется резервировать 10-20% от общей суммы сметы. Также стоит продумать план действий на случай различных форс-мажоров - например, заранее договориться с арендодателем о возможности продления аренды, иметь резервного поставщика услуг на случай срыва сроков и т. д.