В Киеве состоялась конференция для первых лиц поставщиков ГК Retail Group

25 мая 2016 года в Киеве в конгресс-холле «Космополит» состоялась закрытая конференция для первых лиц предприятий-поставщиков ГК Retail Group, организованная совместно с EDI-провайдером E-COM, собравшая более 400 участников - владельцев и руководителей компаний. Модератором выступил Антон Коков, директор департамента по развитию продуктов E-COM.

Название конференции «Время жечь бумагу» выбрано неспроста. Участники бизнес-среды не могут стоять в стороне от главного тренда последних лет: сегодня выигрывает тот, кто эффективно управляет бизнес-процессами. Одним из ключевых инновационных решений на этом пути является внедрение передовых технологий таких как EDI (EDI - Electronic Data Iterchange - электронный обмен данными).

Конференцию открыл председатель наблюдательного совета ГК Retail Group - Роман Лунин, который обозначил стратегические планы перехода на полный цикл электронного обмена юридически значимыми документами со своими партнерами, рассказал об истоках внедрения EDI-проекта, целях и задачах, которые ставились перед командой проекта на начальном этапе, а также о результатах внедрения. На сегодняшний день использование EDI-технологий позволяет оптимизировать:

• ·трудозатраты - практически на 50%;
• ·использование расходных материалов на 80%;
• ·обработку юридически значимых документов с 2-х рабочих недель до 1-го дня.

Кроме того, Роман Лунин обозначил стратегическую цель на 2016 год - полный переход на электронный юридически значимый обмен документами с партнерами и контрагентами ГК Retail Group.

Николай Рясько, IT-директор ГК Retail Group поделился значимыми цифрами и интересными фактами электронного обмена юридически значимыми документами, показал динамику и реализованные кейсы.

К участию в конференции «Время жечь бумагу» были привлечены ведущие EDI-практики страны. С докладом об успешном внедрении технологий электронного обмена документами в своих бизнес-процессах выступила Леся Карпович - заместитель главного бухгалтера ООО «Глобинский мясокомбинат». «Электронный документооборот - это, в первую очередь, исключение ошибок человеческого фактора. Это позволило нам автоматизировать всю цепочку поставок. Сейчас время, когда пора полностью отказаться от бумаги и перейти на более удобный формат сотрудничества, в том числе при обмене юридически значимыми документами», - отметила Леся Карпович. Ее доклад дополнил официальный дистрибьютор продуктов питания и непродовольственных товаров, компания ООО «СКС» в лице Анны Ипполитовой, руководителя отдела сбыта.

Бурное обсуждение среди участников вызвал вопрос о факте подтверждения приходно-расходной накладной на стороне ритейлера от поставщиков. В частности, участников интересовало наличие практических кейсов о рассмотрении споров в судебных инстанциях, в частности, подтверждение факта передачи документов от поставщика к ритейлеру в рамках системы электронного документооборота. «Самое главное - правильное оформление документов. Это было есть и остается важным моментом в сотрудничестве с нашими партнерами. Касательно вопросов о прецедентах, действительно, факта рассмотрения дела в суде по вопросам доказательной базы электронного документооборота у нас нет, но вместе с этим нет и негативной практики», - отметил Олег Пьявка, финансовый директор ГК Retail Group. Стоит также отметить, что электронный документооборот, в том числе, обмен документами с наложением электронной цифровой подписи (ЭЦП) регламентируется законодательством Украины. «Важно понимать, что за два с половиной года с момента внедрения первичных документов в электронном виде в ГК Retail Group не было ни одного прецедента о непринятии электронных документов. Более того, всегда сохраняются все отправленные и полученные документы как на стороне отправителя/получателя, так и на нашей как провайдера E-COM», - добавил Антон Коков.

Кроме текущих вопросов, в рамках конференции обсуждались новые инновационные решения. Так Антон Коков, директор департамента по развитию продуктов E-COM, презентовал современные возможности EDI-технологий в ритейле и цепочке поставок. В его докладе речь шла о следующих сервисах и продуктах компании:

• ·SignEx - универсальное приложение для использования ЭЦП в любой учетной системе;
• ·DistribEx - электронная система для автоматизации процесса обмена данными между производителями и их дистрибьюторами;
• ·FactorEx - простое решение для электронного факторинга;
• · Портал Сертификатов - уникальная система обмена, хранения и поиска сертификатов качества и дополнительных документов к ним;
• ·Портал Поставщика - удобный веб-сервис для автоматизации процесса информирования и оптимизации бизнес-процессов поставщиков продукции;
• · E-DOC - легкий и удобный веб-сервис для электронного обмена документами со своими партнерами (первичные, правовые, финансовые и другие документы с наложением ЭЦП) и многие другие;
• ·Е-спецификации - сервис для упрощения процедуры согласования цен между торговой сетью и ее поставщиками;
• ·Интеграция - простой и удобный электронный документооборот в привычной учетной системе.

Важно отметить, что переход на электронный формат сотрудничества с контрагентами - это будущее, которое создается сегодня!