Как организовать все задачи и сотрудников в одном месте
Любой компанией нужно управлять - будь это интернет-магазин, небольшой автосервис, нефтяная компания или транснациональная корпорация. Для этого на рынке существует множество решений, но зачастую малому и среднему бизнесу они не нужны из-за нагроможденности интерфейса и вытекающей отсюда сложности системы, а также не слишком адекватной ценовой политики. В этом случае лучше посмотреть на сторонние сервисы - нам вот пригляделся сервис Зеттаплан.
Ваши сотрудники наверняка проводят большое количество времени в социальных сетях (если вы об этом не знаете, поверьте, это так), и вытащить их оттуда можно только предоставив альтернативное решение с похожей логикой. Именно таким сервисом и является Зеттаплан: эта полноценная сеть для ваших сотрудников, подрядчиков и клиентов, с которой контролировать выполнение задач и бизнес в целом будет намного проще.
В Зеттаплан у каждого сотрудника есть свой профиль с фотографией, должностью, контактами данными и другой полезной информацией, которая вам понадобится. Можно заполнить профиль самостоятельно или импортировать данные из ВКонтакте или Facebook - впрочем, мелкие детали вроде начальника, подчиненных и времени работы сотрудника все равно придется вводить вручную.
Интерфейс сервиса удобный и приятный - в один клик можно связаться с нужным сотрудником, назначить ему задачу, приложить файлы или даже уволить (если вы, конечно, обладаете соответствующими правами и полномочиями). Не нужно приобретать какие-либо дополнительные курсы, как это часто бывает, когда директора не могут разобраться в новой программе. Структура компании, список сотрудников, задачи, документы - все, как в реальной жизни. Например, чтобы написать коллеге личное сообщение или обсудить вопрос коллективно, нужно зайти в «Обсуждения», посмотреть список проектов - в раздел «Задачи», распределить сотрудников по отделам - в «Структуру». Разделы расположены слева для удобной навигации.
В разделе «Контакты» вам предоставлен полный карт-бланш: добавляйте контактную информацию клиентов, сотрудников, подрядчиков, контрагентов - всех, кто вам может потребоваться. Окно добавления нового контакта похоже на аналогичное в том же iPhone, так что разобраться в этом не составит труда. В результате получим приличную базу контактов, в том числе конкурентов, которая, как правило, становится одним из важнейших ресурсов компании.
В целом на знакомство с Зеттапланом и заполнение основной информации уйдет не больше одного дня, после этого можно смело использовать этот мощный инструмент для управления компанией. Раздел «Задачи» используется для модерирования всех задач и проектов. На каждую задачу можно назначить исполнителей, установить сроки, внести подзадачу и взять ее под контроль, если от ее выполнения зависит финансовое благополучие компании.
В Зеттаплан можно не только назначать задачи, но и расшаривать их межу сотрудниками, а также давать внешние ссылки на задачи, обсуждения и документы для тех, кто не имеет доступа к системе. Работает это по аналогии с google-документами и очень полезно, если клиент, к примеру, хочет узнать, на каком этапе находится его проект. Вряд ли ради этого вы будете добавлять его в свою сеть.
К каждой задаче можно добавьте комментарий, в том числе конкретному пользователю, и прикрепить документы. Бывает такое, что задачу выполнить в срок не получается, и надо известить об этом генерального директора. Чтобы не беспокоить других сотрудников, лучше сделать упоминание конкретного руководителя. Уведомления можно получать не только в самой программе, но и при помощи СМС. Удобно, что для задач настраивается период повторения: например, каждые две недели секретарь должен заказывать канцелярские приборы, а каждый год перед 8 марта - оформлять доставку цветов, чтобы поздравить милых дам с праздником. Выставляйте соответствующие временные промежутки и будьте уверены, что никто ничего не забудет.
В меню «Задачи» доступно несколько шаблонов, таких как прием сотрудника, обращение клиента, задание фрилансеру и так далее. Это здорово упростит работу HR-менеджерам, сотрудникам поддержки пользователей, менеджерам специальных проектов и не только. Понадобился новый сотрудник? Ввели необходимые параметры, назначили задачу кадровику и через неделю ждем выхода нового члена команды. В заданиях фрилансеру есть пункт «Затраты», чтобы контролировать, сколько средств уходит на того или иного аутсорсера. Важная функция в шаблонах - поля «План/факт», которые позволяют планировать и учитывать фактические расходы любых типов ресурсов, время, деньги и многое другое.
Ну и, конечно же, по всем задачам и проектам можно получить отчет, причем даже по небольшим деталям вроде задач конкретного сотрудника. Приятным бонусом станет возможность импортировать все необходимые данные из google-планировщика, Excel, контакты из Gmail. Попробуйте сами!
Как организовать все задачи и сотрудников в одном месте Hi-News.ru
