Документы не горят. Как в Николаеве работает Трудовой архив

Большинство граждан, имея общее представление об архивных учреждениях, о существовании трудовых архивов узнают только при оформлении документов для пенсионного обеспечения, подтверждения трудового стажа при утере трудовой книжки и других случаях.

В соответствии со ст. 38 Закона Украины «О местном самоуправлении в Украине» исполнительные органы городских советов должны обеспечить централизованное временное хранение документов, накопленных в процессе документирования служебных, трудовых или иных правоотношений юридических и физических лиц на соответствующей территории, и других архивных документов. Поэтому в 2001 году был создан архив по личному составу (трудовой архив), который в то время был одним из первых в Украине и единственным в Николаевской области.

- Сохранность документов по личному составу – одна из наиболее важных проблем архивного дела, которая со временем приобретает все большую актуальность. По мере увеличения количества хранящихся в архиве документов, связанных прежде всего с происходящей реорганизацией, ликвидацией значительного числа учреждений, предприятий, возрастает объем запросов социально-правового характера о подтверждении трудового стажа, размера заработной платы, право на льготы, надбавки к пенсиям, - говорит заместитель начальника архивного отдела - заведующая сектором Елена Ключникова.

В начале второго квартала 2014 года в связи со структурными изменениями в исполнительных органах Николаевского городского совета архив по личному составу был реорганизован в сектор информации и использования документов ликвидированных учреждений в составе архивного отдела Николаевского городского совета.

На сегодняшний день в секторе на хранении находится 675 фондов, которые насчитывают более 27000 единиц хранения. В сектор обращаются не только жители города и области, но и граждане из всех регионов Украины, стран СНГ и других. Диапазон обращений к сектору и перечень услуг, которые предоставляются гражданам, значительно больше, чем кажется на первый взгляд. Отрабатываются заявления граждан всех возрастных категорий (до 2 тысяч ежегодно), запросы социально-правового характера от районных, городских, областных управлений Пенсионного фонда Украины, стран СНГ и других; департамента социальной защиты населения, центров реинтеграции бездомных, пожилых людей и инвалидов (до 1500 ежегодно), ведутся поиски ликвидированных учреждений, архивные документы по личному составу которых не сданы в архив по разным причинам. Ежемесячно работниками сектора предоставляется более 300 консультаций в телефонном режиме, до 60 во время личного приема. Консультации, методическая и практическая помощь предоставляется главам ликвидационных комиссий, ликвидаторам по вопросам сроков хранения документов, их оформления и передачи на хранение.

С сентября 2015 года началась «новая жизнь» аварийных помещений, переданных сектору городским отделом ЗАГСа. Проведение ремонтных работ в помещениях по адресу: ул. Московская,13 позволило обустроить еще три архивохранилища, увеличить длину стеллажного оборудования почти на 125 метров в прошлом году и на 150 метров в текущем, что обеспечило дальнейшую возможность принимать на хранение документы ликвидированных предприятий и учреждений со значительным объемом фондов, обеспечить функционирование полноценного читального зала. В 2015 году в сектор на хранение принято 2072 дел от 57 предприятий с соответствующим документальным сопровождением. С начала 2015 года, по состоянию на 30.11.2015г., в сектор поступило 1512 заявлений и запросов граждан, организаций по вопросам предоставления архивных справок социально-правового характера. По этим запросам и заявлениям подготовлено и выдано 1589 справок о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы для назначения пенсий на льготных условиях или за выслугу лет. На личный прием обратились 1120 граждан, 2303 гражданам были предоставлены консультации.

Желание помочь гражданам, зачастую отчаявшимся в возможности получения важных документов, способствует постоянному усовершенствованию и улучшению результатов работы. Поэтому в 2015 году:

- сформирована база данных по учету предприятий, учреждений, организаций, документы которых не сданы на хранение, либо находятся у правопреемников;

- составлен перечень предприятий, местонахождение документов по личному составу которых неизвестно;

- системно ведется поисковая работа, по итогам которой в 2015 году установлено местонахождение документов по личному составу 7 разыскиваемых предприятий. Это обеспечило право бывших работников получить социально-правовые справки о суммах начисленной заработной платы, стажа работы на предприятии, возобновило социальные гарантии, предусмотренные законодательством, сняло социальную напряженность;

- ведется консультативно-информационная веб-страница «Трудовой архив» на официальном веб-портале Николаевского городского совета;

- постоянно оказывается методическая и практическая помощь руководителям ликвидированных предприятий, председателям ликвидационных комиссий по вопросам сроков хранения документов, их оформления и передачи для дальнейшего хранения;

- проводится информирование посетителей о функционировании системы веб-портала электронных услуг Пенсионного фонда Украины.

Напоминаем, что в архивном отделе:

- справки социально-правового характера выполняются и выдаются бесплатно;

- прием граждан осуществляется в день обращения без предварительной записи;

- во время проведения приема граждан могут присутствовать их представители, полномочия которых оформлены в установленном законодательством порядке, а также лица, находящиеся в родственных отношениях с этими гражданами;

- прием ветеранов войны и труда, инвалидов, одиноких матерей, многодетных семей и других граждан, нуждающихся в социальной защите и поддержке, осуществляется в первую очередь.

Прежде, чем обратиться в трудовой архив с запросом на предоставление архивных данных, рекомендуем получить консультацию у специалиста по начислению пенсии в районном управлении Пенсионного фонда Украины по месту жительства, сообщили в Секторе информации и использования документов ликвидированных учреждений архивного отдела Николаевского городского совета.

Кстати, сегодня, 24 декабря, в Украине отмечают День работников архивных учреждений. Поздравляем всех тружеников этого нелегкого, но очень нужного дела.