«Никогда не открывайте почту, чтобы просто ее проверить»
Предприниматель Дариус Форокс опубликовал в своем блоге на Medium советы по работе с почтой. Он придерживается правила Zero Inbox и советует четыре правила для того, чтобы повысить собственную эффективность в работе с корреспонденцией.
По словам предпринимателя, в день он получает 40-50 писем - не включая автоматические письма от сервисов и интернет-магазинов. Однако содержание большинства писем, несмотря на заголовки со словами «Срочно», «Важно» и прочее, оказывается не таким интересным, отмечает Форокс. Каждый раз такие сообщения отвлекают предпринимателя от работы и «сбивают» его фокус.
Поэтому Форокс, использующий для работы с почтой принцип Zero Inbox (все входящие письма - это задачи, которые после выполнения помещаются в архив), сформулировал несколько правил для проверки email.
Большинство предпринимателей получает в среднем 5-50 писем в день, пишет Форокс: «Однако объем корреспонденции никак не отражает вашу важность». Предприниматель считает, что с проблемами в обработке входящих email сталкивается каждый: вне зависимости от того, идет ли речь о 500 письмах в день или всего пяти.
Открывайте почту только для того, чтобы ответить на письма
«Никогда не проверяйте почту только для того, чтобы ее проверить», - советует Форокс. Большинство людей держат почтовую программу всегда открытой или запускают ее только для того, что проверить входящую корреспонденцию.
Отвечайте. Архивируйте. Откладывайте.
Предприниматель советует ограничить взаимодействие с почтой тремя действиями: ответом на входящую корреспонденцию, архивированием писем, которые уже не нужны, откладывайте (функция Snooze для Google Inbox)
Письма, на которые нет возможности дать мгновенный ответ, Форокс откладывает. Он старается минимизировать количество отложенных email, так как это добавляет лишний стресс в работе: «Природа человека ориентирована на выполнение задач. Мозгу постоянно нужно их завершать. Многие исследования доказывают, что нерешенные задачи приводят к росту эмоциональной нестабильности».
Не нужно держать почтовую программу все время открытой
Предприниматель советует использовать ее только тогда, когда нужно поработать с почтой. Кроме того, он рекомендует выключить все уведомления о входящих email.
Можно работать с почтой несколько раз в день
Предприниматель пробовал планировать время, в которое он отвечает на почту. Например, каждый день с 5 до 5:30. Однако в работе с email можно быть более гибким, считает Форокс: это зависит от количества получаемой корреспонденции.
