Советы по повышению продуктивности - лучшее за 2016 год
Одни из самых популярных материалов на vc.ru - советы по продуктивности. Мы решили вспомнить наиболее примечательные статьи по повышению личной эффективности, вышедшие в 2016 году, и выбрать самые интересные рекомендации по улучшению концентрации и скорости выполнения задач.
Концентрация
Чаще всего советы по повышению личной продуктивности связаны с концентрацией. Предприниматели продолжают искать способы избавиться от внешних раздражителей при выполнении задач.
Выключить все уведомления
Наиболее эффективный способ борьбы с отвлекающими факторами - выключить все уведомления на телефоне и компьютере. «Мы не можем делать несколько дел одновременно. Возможно вам кажется, что вы - исключение, но это не так: на самом деле ваш мозг переключается между задачами. Он выключается и включается каждый раз, когда вы отвлекаетесь», - уверен основатель сервисов Crew и Unsplash Микаэль Чо.
Так же советует поступать блогер и предприниматель Шинивас Рао. «Большую часть того, что я успеваю сделать за день, я делаю в течение одного часа сфокусированной работы». Причина в том, что в это время он выключает телефон, соцсети, почту и оставляет только все необходимое для выполнения поставленных задач.
С таким прогрессом можно быстрее и эффективнее выполнить любую крупную задачу, считает предприниматель. Например, написать книгу за год, выработать привычку или выучить новый язык.
Включить оффлайн-режим по умолчанию для смартфона
Еще один способ, который использует основатель сервиса ProcrastZero Дариус Форукс - всегда выключать Wi-Fi и обмен мобильными данными на смартфоне, чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы.
«Большинство людей не используют технологии, наоборот - технологии используют их. Игры, приложения, фильмы и сериалы созданы для того, чтобы держать внимание пользователя. Поэтому без них приходится концентрировать внимание на других вещах», - пишет Дариус Форокс.
Форокс советует перейти из режима «все время в онлайне» на режим «все время в офлайне». Для этого на смартфоне он всегда держит Wi-Fi и передачу мобильных данных по умолчанию выключенными - включает их только тогда, когда нужно что-то проверить.
Важные задачи - утром
Концентрация человека выше в первые несколько часов после того, как он проснулся, даже если это произошло во второй половине дня, уверен предприниматель Микаэль Чо: «Поэтому все наиболее важные задачи лучше ставить на первую половину дня. Как определить, что важно, а что нет? Подумайте, от выполнения какого задания вы ощутили бы наибольшее удовлетворение вечером. С него и начинайте».
Кроме того, лучше начинать день с «быстрых побед». Завершенные в первые часы небольшие задачи позволяют мозгу включаться в работу и подготавливают его к более сложным задачам: «Все, что вам нужно - это втянуться. Поэтому первое дело не должно быть серьезным или важным. Обычно я с утра открываю ноутбук и просто удаляю лишние файлы с рабочего стола», - пишет Чо.
Проверка почты только три раза в день
По мнению пользователя Quora Мариуса Урсач, чтобы постоянно не отвлекаться от задач, лучше проверять email три раза в день: в 11 утра, 2 часа дня и перед завершением работы - в 17:00.
Удалить лишние приложения
«Вам не нужно десять приложений. Найдите несколько универсальных. Не гонитесь за модой, выбирая наиболее популярные: вполне возможно, в будущем вам придется от них отказаться - найдите тот инструмент, который подойдет под ваши потребности. 90% моего рабочего времени я использую только Google Chrome, TextEdit, Trello и Google Docs», - советует основатель Unsplash.
Размышления о том, каким инструментом пользоваться, или переключение между инструментами требует времени, считает предприниматель.
Инструменты для контроля концентрации
Многие предприниматели советуют использовать приложения, которые не дают отвлекаться от работы. Например, SelfControl - сервис блокирует ресурсы на определенное время. «Как только вы установите ограничение, например на час, то дороги назад уже не будет: сервис не позволит вам зайти в соцсети или на новостной сайт. Первое время вы будете ощущать ломку, но потом вам даже понравится», - пишет Микаэль Чо.
Еще один инструмент, который можно использовать в тех же целях, - Kill News Feed. Расширение для Chrome ограничивает доступ к ленте новостей Facebook.
Выполнение задач
Как мотивировать себя для выполнения задач - по-прежнему одна из самых популярных тем пользователей Quora. В течение года vc.ru следил за публикациями на сайте и выбирал наиболее примечательные.
Пауза перед началом
Перед выполнением крупной задачи пользователи советуют ненадолго «отключиться» от работы. Например, совершить небольшую прогулку, принять душ или помедитировать. Это помогает оценить важность задачи в перспективе, пишет предприниматель из Калифорнии и автор блога о личной продуктивности Лео Бабаута.
Если для решения задачи нужно две минуты, ее нужно выполнить сразу
Правило двух минут, которое обсуждалось на Quora, гласит: если для решения задачи - ответить на письмо, выбрать отель, дать совет коллеге - нужно потратить две минуты, лучше выполнить эту задачу сразу. «В будущем на это потребуется более 5 минут», - считает предприниматель из Калифорнии Мариус Урсач.
Выполнить еще одну маленькую задачу после выполнения очередной небольшой задачи
Еще один совет по работе с быстрыми задачами от пользователя Quora Лео Хартаса: он завел привычку при выполнении любой небольшой задачи - написании email или мытья кружки - сразу думать о том, какую еще небольшую задачу он может сделать сразу же.
Например, можно ответить на еще одно небольшое письмо или сообщение, добавить задачу в таск-менеджер и так далее. В будущем, по словам комментатора, на подобные мелкие задачи будет потрачено значительно больше времени.
Запланировать всего пять минут на выполнение сложной задачи
Правило Мариуса Урсача, которому он следует ежедневно. Чтобы избежать прокрастинации перед выполнением больших задач, достаточно поставить цель - заниматься ей в течение как минимум пяти минут. «В большинстве случаев вы будете работать больше пяти минут и войдете в рабочее русло», - пишет Урсач.
Ограничить время работы
Результаты исследования Стэнфордских ученых показали, что наиболее продуктивным людям, работающим небольшими отрезками с неограниченными перерывами, хватает четырех с половиной часов в день, чтобы выполнить всю работу.
Например, Форокс советует работать отрезками по 30 минут и считает, что это наиболее эффективный способ выполнить работу.
«Отсутствие четких сроков рано или поздно приведет вас к безделью. Если я поставил себе срок - выполнить задачу за час, я ее выполню. Но без лимитов я растяну ее на несколько часов. Чем меньше вы даете себе времени, тем более вы сфокусированы», - пишет основатель Unsplash.
С ним соглашается Лео Бабаута: «Длительное время на выполнение задачи - это страх неопределенности. Никто не хочет работать над проектом, когда нет четких временных границ, результата и уверенности в правильности исполнения. Однако эти страхи являются результатом рациональности человека», считает Бабаута. «Не стоит воспринимать неопределенность как плохую вещь. Нужно принять ее и научиться отдыхать в ней».
Стол с изменяющейся высотой
Исследование Texas A&M Health Science Center показало, что продуктивность офисных сотрудников, столы которых позволяют работать стоя, на 46% выше, чем у тех, кто весь день проводит сидя.
Предпрниниматели, использующие столы с изменяющейся высотой, отмечают, что смена позиции позволяет перезагрузить организм. Поэтому они рекомендуют менять высоту стола при переключении между задачами.
Правило MI3
Пользователи Quora рекомендуют постоянно вести списки дел. При этом можно следовать правилу MI3 (Most important 3 tasks): одна задача - самая важная, которую нужно обязательно выполнить и с которой нужно начать день, три задачи, которые можно сделать после выполнения первой и пять задач, которые, возможно, можно выполнить позднее.
Инструменты
В течение года редакция следила за примечательными инструментами, которые помогают выполнять работу быстрее и эффективнее. Среди наиболее обсуждаемых:
- Расширение Gorgias для Gmail позволяет использовать заранее приготовленные шаблоны для стандартных ответов на письма. Расширение поддерживает быстрые сочетания клавиш и различные варианты обращений к собеседнику в шаблонах.
- Papier заменяет новую вкладку в браузере Chrome пространством для написания заметок.
- Noisli - Chrome-дополнение для фокусировки на выполнении одной задачи. Например, инструмент убирает весь лишний контент при чтении статьи или написании текста. Кроме того, Noisli оснащен таймером обратного отчета.
- Плагин Take a Break регулярно напоминает пользователю о необходимости сделать перерыв.
Здоровье
Состояние здоровье оказывает прямое влияние на эффективность. Лишний вес, отсутствие физической активности, сидячий образ жизни приводят к падению концентрации и росту усталости.
Поэтому многие предприниматели отмечают, что здоровое питание, сон и физические упражнения приводят к росту продуктивности в работе. Редакция в течение года публиковала различные советы по тому, как перейти к здоровому образу жизни.
Еда по расписанию
Основатель стартапа Maderight Кевин Чан повысил личную продуктивность благодаря единому расписанию приема пищи. В университете Чан питался только фаст-фудом и к его окончанию при росте около 170 см он весил более 90 кг.
Из-за этого Чан подолгу спал и практически не мог сфокусироваться на решении различных задач - от работы его отвлекала еда. Предприниматель понял, что его эффективность сильно зависит от того, что и как он ест. Чтобы систематизировать процесс, он составил распорядок своего дня.
Чтобы не тратить время на приготовление еды в течение рабочего дня, предприниматель решил готовить еду на всю неделю в выходные. Эксперимент оказался успешным, после чего Чан оптимизировал время приготовления пищи. Вместе с закупкой, мытьем и чисткой овощей и упаковкой обедов, приготовление еды на неделю отнимает у предпринимателя четыре часа.
Сон по расписанию
Согласно исследованию McKinsey, 43 процента опрошенных топ-менеджеров США отмечают, что не высыпаются как минимум четыре дня в неделю. 46 процентов сказали, что недостаток сна не влияет на их эффективность на рабочем месте.
Однако медицинские исследования доказывают обратное. Некачественный сон в течение длительного времени приводит к ухудшению памяти и навыков принятия решений. Также страдают творческие и коммуникационные способности сотрудника. Причина в том, что во время непродолжительного сна мозг не успевает очиститься от токсинов, которые накапливаются в течение дня.
Предприниматели рекомендуют ложиться спать и просыпаться в одно и то же время, чтобы выработать привычку. При этом не рекомендуется нарушать распорядок даже на выходных. «Не нужно пытаться решить проблему здесь и сейчас, если она не требует сиюминутного решения, если вы устали или находитесь на пределе сил, - пишет Мэтт ДеСель. - В таких случаях я либо устраиваю часовой перерыв, либо отправляюсь спать. А затем с новыми силами бросаюсь на штурм».
