Белка в колесе: как спланировать свое время эффективно?
Вы все чаще сталкиваетесь с нехваткой времени? Стараетесь все успеть, но мелкие заботы отвлекают от важных дел? Возможно, вы просто не знаете, как организовать свой день. Правильно распределить время - значит определить все задачи, расставить их в порядке приоритетности, рассчитать необходимое для каждого этапа время и в результате - повысить производительность и не упустить важные дела. Несколько советов от EtCetera помогут вам организовать свое время и успевать больше.
АНАЛИЗИРУЙТЕ. Проведите анализ дня. Записывайте, чем вы занимаетесь и сколько времени на это уходит. Понаблюдайте за собой пару дней, лучше - неделю. Да, нудное занятие, но оно поможет вам понять, куда утекает время.
РАССТАВЛЯЙТЕ ПРИОРИТЕТЫ. Начните планировать свои дела с расстановкой приоритетов. Один из лучших способов организовать свое время - составить с вечера список дел, который вам необходимо сделать на завтра. А затем распределить дела по степени важности. Например, пометьте красным цветом самые важные дела, зеленым - средней важности, синим - дела, которые можно отложить на некоторое время. Для каждого дела укажите примерный расход времени.
Когда задача выполнена - поставьте напротив нее большой «плюс». Это прекрасная мотивация работать дальше. В конце дня посчитайте «плюсы» и похвалите себя. Если что-то не успели выполнить, перенесите задачу в завтрашний план.
ДЕЛ - НЕВПРОВОРОТ. Обязательно планируйте такой объем работы, который реально успеете сделать. Иначе план будет только вгонять в депрессию, а у него совсем другая задача.
ОРГАНАЙЗЕР. Установите на гаджет персональный органайзер. Такие программы управления задачами, финансами, проектами, контактами, событиями - позволят установить приоритет дел, помогут распределить время, напомнят о важных делах.
ПОРЯДОК. Держите в порядке рабочее место. Положите нужные вещи и документы на видное место. Вещи, которые нужны чаще - в пределах досягаемости. Предметы, используемые редко, уберите куда-нибудь с глаз долой.
Можно создать файлы на рабочем столе компьютера и распределить по категориям. Например, в файл «Сегодня» можно внести список дел, запланированных на день. В файл «Потом» занесите все, что желательно сделать, но не «горит».
РАСПРЕДЕЛЯЙТЕ СИЛЫ. Сделать весь объем работы сразу бывает трудно. Разбейте его на небольшие подзадачи и выполняйте в удобном порядке.
УМЕЙТЕ ГОВОРИТЬ «НЕТ!». Чтобы правильно распределить свое время, нужно уметь отказываться от дел, не соответствующих вашим целям. Так вы сэкономите время и силы, ведь иногда нужно еще и отдыхать.
ИСПОЛЬЗУЙТЕ ВРЕМЯ С ПОЛЬЗОЙ. Попали в пробку, едете в общественном транспорте, стоите в очереди, долго обновляется Windows или антивирус? Послушайте аудиокнигу, почитайте что-нибудь. Даже пять минут чтения - это уже хорошо. Кроме того, можно успеть проанализировать уже выполненное и спланировать дальнейшие действия.
ЗАПИСЫВАЙТЕ. Записывайте, а не держите в голове. В течение дня нас посещает много идей, и запомнить все невозможно. Заведите записную книжку - на всякий случай. Записали мысль, разгрузили память и работаете спокойно дальше.
ВРЕМЯ АКТИВНОСТИ. Эффективно организовать свой день поможет внимательное отношение к своему организму. Определите часы вашей наибольшей активности. Назначайте важные дела на время, когда у вас максимальный подъем сил, а в момент спада сил - отдыхайте или выполняйте несложную работу. Одним хорошо работается с утра, к другим вдохновение приходит поздним вечером. Используйте это!
СОБЛЮДАЙТЕ РЕЖИМ. Когда вы ложитесь спать и встаете в одно и то же время, то для восстановления сил требуется меньше времени. Если же время отхода ко сну постоянно разное, вам и 12 часов не хватит, чтобы выспаться.
ПОМНИТЕ ОБ ОТДЫХЕ. Отдых - это не роскошь, а необходимость. В течение дня старайтесь выделить свободное время, а на неделе - устраивайте выходной. Полученные положительные эмоции дадут силы для дальнейшей работы. Конечно, вроде ничего сложного, но трудоголики частенько забывают о необходимости передышки.
Паниковать и отмерять каждую секунду, конечно, не нужно. Но знания о том, как правильно распределить свое время, никогда не будут лишними. Ведь значительно приятнее знать, что вы все успеете, а не нестись сломя голову в тысячу мест одновременно.
