Как организовать мобильный офис со смартфона на Android
Проджект-менеджер в Москве, программист в Таиланде, а копирайтер на Бали. Офис давно перестал быть обязательным условием ведения бизнеса. Более актуальная задача сегодня - найти эффективный способ управления удаленной командой. И смартфон играет здесь не последнюю роль. Как превратить своего мобильного помощника в координационный центр и успешно вести дела, где бы вы ни находились?
Содержание
- 1 Программы, чтобы организовать работу
- 2 Программы, чтобы общаться с коллегами
- 3 Программы, чтобы связать смартфон с персональным компьютером
- 4 Способы распечатать документы со смартфона
Программы, чтобы организовать работу
Успех проекта во многом зависит от того, насколько точно руководитель описывает каждому участнику задание и может ли вовремя проконтролировать его выполнение. Современные платформы оптимизируют эти действия. Одна из удобных площадок для постановки задач и назначения исполнителей - приложение Trello.
В нем можно вести сразу несколько проектов, и понятный интерфейс исключает сложности в использовании ресурса.
- Создайте доску для каждой бизнес-идеи.
- Разместите на ней списки задач, структурированные по направлениям деятельности или по исполнителям.
- В эти списки добавьте карточки с заданиями, установите для них сроки и контрольные чек-листы.
- Для совместной работы предоставьте доступ к доске остальным членам команды.
В Trello все участники видят, как продвигается работа, можно оперативно отследить отклонения от графика или исправить ошибки в первоначальном плане.
Собственные дела удобно вести в календаре или электронном органайзере, таком как Mylifeorganized. Им уже пользуются более 3 миллионов человек. Функции приложения позволяют учесть не только рабочие, но и личные дела, распределить время между ними и составить расписание. В Mylifeorganized можно:
- создавать задачи;
- делить их на этапы;
- объединять в группы;
- привязывать выполнение задач не только ко времени, но и к месту;
- устанавливать фильтры, например, чтобы посмотреть самые важные планы или то, что необходимо сделать в ближайшее время.
Программы, чтобы общаться с коллегами
Общение по электронной почте неудобно тем, что легко забыть кого-либо из адресатов. Кроме того, оно не подходит для обсуждения срочных вопросов и мозговых штурмов. Более эффективное решение - использование общего мессенджера. В 2018 году среди российских пользователей, особенно у IT-специалистов, выросла популярность Telegram. И это неудивительно.
- Telegram позволяет создавать самые многочисленные чаты (1000 участников для группы, 200 000 - для супергруппы).
- Сообщения хранятся не на телефоне, а в облаке, поэтому память мобильного устройства остается свободной, а при удалении приложения переписка сохраняется.
- При добавлении новых пользователей в группу им доступна история обсуждений, поэтому администратору не приходится дублировать важные сообщения.
- Через Telegram участники могут отправлять файлы большого объема (до 1,5 Гб).
Также для обмена документами и другой информацией удобно создать общее электронное пространство на платформах Dropbox или Google Disk. Для совместной работы над бизнес-планом, сметой или соглашением подойдет Google Docs или OneNote. С ними актуальная редакция документа всегда доступна членам команды, можно отследить историю изменений, и никто не запутается в версиях.
Программы, чтобы связать смартфон с персональным компьютером
Работать со смартфона можно, даже если вам требуются файлы, хранящиеся на персональном компьютере. Настроить удаленный доступ к нему без дополнительного оборудования и особых технических знаний поможет Chrome Remote Desktop. Это делается в несколько шагов.
- Создайте аккаунт в Google, если его еще нет.
- Подготовьте ПК: в браузере Chrome скачайте расширение «Удаленный рабочий стол Chrome».
- Установите на смартфон одноименное приложение.
- Сгенерируйте на компьютере код, который откроет к нему доступ.
- Введите код в приложении.
Чтобы удаленно подключиться к ПК с мобильного телефона, оба устройства должны иметь выход в интернет. После этого останется только освоить инструкции Google о движениях, которыми компьютер управляется через сенсорный экран смартфона, и можно работать из любой точки мира.
Способы распечатать документы со смартфона
Современная офисная техника адаптируется под потребности пользователей, работающих удаленно. Поэтому принтеры позволяют печатать документы со смартфона:
- через Wi-Fi - для устройств, расположенных недалеко друг от друга;
- через виртуальный принтер, например, используя приложение Mopria Print Service для Android - независимо от расстояния между принтером и смартфоном.
Такие возможности есть у многофункционального устройства Xerox® B205. К тому же оно небольшого размера, а значит, не займет много места в ограниченном рабочем пространстве фрилансера.
С современными технологиями организовать удаленную работу просто. Новейшие гаджеты разрабатываются так, чтобы пользователи могли легко разобраться в функциональности. А их возможности позволяют эффективно управлять проектом, избавиться от офисной зависимости и подстроить работу под желаемый образ жизни.
