«Юнифарм» перешел на облачный электронный документооборот
Решение, реализованное компанией ГК "КОРУС Консалтинг" и облачным провайдером "ИТ-ГРАД" (группа МТС), обеспечивает хранение договоров в едином структурированном архиве, автоматизирует процесс согласования документов через почту (lazy approval) и предоставляет возможность работы с документами в веб-клиенте из любой точки мира. Система создана на базе модуля договорного документооборота "КОРУС Five | Документооборот" на платформе Microsoft SharePoint и предоставляется по модели SaaS на основе инфраструктуры "ИТ-ГРАД". Работа над проектом заняла полтора месяца.
Компании "Юнифарм" требовалось решить проблему длительного процесса согласования документов: поскольку согласующие сотрудники находятся в разных странах, документы пересылаются по почте, а все маршруты согласования проставляются вручную. Также в компании отсутствовал единый архив договоров: из-за разницы правовых норм в разных странах было невозможно отказаться от бумажных оригиналов, а поиск скан-копий превращался в длительный и сложный процесс. Требовалось максимально автоматизировать и ускорить работу с документами, сделать ее прозрачнее и удобнее для сотрудников.
Специалисты "КОРУС Консалтинг" провели сбор первичных требований и реализовали проект автоматизации договорного документооборота, создания и настройки структурированного реестра скан-копий оригиналов договоров - все это в англоязычном интерфейсе. Созданное на платформе SharePoint ИТ-решение работает на базе ядра "КОРУС Core" и модуля договорного документооборота коробочной СЭД/ECM-системы "КОРУС Five | Документооборот". Пользователям доступны все основные возможности решения: одновременная совместная работа с документами, встроенные визуальные редакторы личного кабинета, карточек документов и бизнес-процессов, разграничение прав доступа и защита информации, голосовой ввод, полнотекстовой поиск, мультиязычный интерфейс. Для удобства сотрудников реализована функция lazy approval, позволяющая согласовывать документы и выполнять другие задачи по ним из электронной почты без входа в СЭД. Решение, в котором создано единое хранилище документов, доступное всем сотрудникам компании в России, США, Ирландии, Польше и других странах, в том числе в режиме оффлайн, интегрировано с Microsoft OneDrive.
Реализация проекта в облачной инфраструктуре "ИТ-ГРАД" позволила в разы ускорить запуск системы и избежать затрат на покупку и установку серверов и дальнейшую поддержку (обслуживание и модернизацию) оборудования. Продукт предоставляется для "Юнифарм" по SaaS-модели с ежемесячной экономией на ИТ около 25%. Виртуальная инфраструктура "ИТ-ГРАД", размещенная в дата-центрах уровня Tier III, обеспечила надежность и гибкую масштабируемость решения. Параметры облачной площадки соответствуют требованиям заказчика к отказоустройчивости в режиме 24/7. Дополнительно специалисты "ИТ-ГРАД" предоставили заказчику систему хранения данных СЭД на SharePoint, размещенной в облаке провайдера.
"Кроме таких важных параметров как ограниченные сроки и бюджет на внедрение СЭД, критичными для нас как международной территориально распределенной компании были мультиязычный интерфейс и возможность работать с документами через почту из любой точки мира. Всем этим требованиям в полной мере соответствовало облачное решение "КОРУС Five | Документооборот"", - комментирует финансовый директор "Юнифарм" Артур Безлюдов.
"Чтобы фармацевтические компании могли продуктивно заниматься разработкой лекарственных препаратов, их бизнес-процессы должны работать стабильно и эффективно, не отвлекая на себя внимание специалистов. Проект для международной и территориально распределенной компании "Юнифарм" - пример такой умной организации процесса документооборота. Веб-клиент, структурированный реестр договоров в облачной инфраструктуре, прозрачный процесс согласования с функцией lazy approval обеспечивают сотрудникам из разных стран и даже континентов комфортную работу с документами. Такие проекты разворачиваются и настраиваются очень быстро, и так же быстро приносят ощутимый результат", - отмечает Елена Пискунович, директор департамента портальных решений "КОРУС Консалтинг".
"Пример "Юнифарм" наглядно демонстрирует, как внедрение системы облачного электронного документооборота позволяет оптимизировать бизнес-процессы компании, существенно сократить время на обработку данных и снизить количество операционных ошибок. Благодаря слаженной работе с "КОРУС Консалтинг" реализация масштабного проекта прошла в кратчайшие сроки. Со своей стороны, "ИТ-ГРАД" гарантирует стабильную работу систем независимо от объема нагрузок и гибкое управление ресурсами", - заключает генеральный директор "ИТ-ГРАД" Юрий Зинченко.
