Советы из практики: как правильно оптимизировать бизнес-процессы в компании
С какой скоростью нужно развивать свой бизнес? Каждый управленец мечтает ускорить свои бизнес-процессы и сделать работу сотрудников более эффективной.
Однако многие опасаются что-либо менять. Мы предлагаем полезную «шпаргалку» для бизнеса и рассказываем, как на практике грамотно проводить оптимизацию.
Когда необходима оптимизация бизнеса:
- Основные бизнес-процессы не регламентированы. Каждый из участников их представляет по-своему, действует исходя из своего понимания. Функции дублируются, возникают нестыковки. Работа выполняется долго и неэффективно, результат - неудовлетворительный.
- Большая часть времени топ-менеджмента уходит на решение срочных оперативных вопросов, не остается времени для решения стратегических задач.
- Клиенты компании недовольны: скоростью реакции компании на запросы, временем выполнения заказов или оказания услуг, качеством предоставленных услуг.
- В ходе выполнения процесса теряется информация внутри компании. Много времени уходит на ее поиск.
Как начать оптимизацию?
1. Прежде всего, необходимо поставить цели, которые вы хотите достигнуть с помощью внедрения электронного документооборота.
2. Проанализировать рынок ECM-систем и подобрать продукт, который удовлетворит максимальное количество задач.
3. Проанализировать рынок интеграторов данного продукта, провести встречи с заинтересовавшими вас компаниями и выбрать интегратора.
4. Есть ли на вашем предприятии ИТ отдел? Если нет, как минимум наймите администратора, ориентирующегося в обслуживании желаемой системы. Также потребуется аналитик, который будет держать коммуникацию с интегратором и заказчиком. И ставить конкретные задачи, предоставлять всю необходимую информацию.
5. Далее необходимо построить карту движения документооборота на предприятии и определить с чего начинается путь документов.
6. Проводить внедрение системы необходимо последовательно и поэтапно, двигаясь по карте.
7. Определив приоритетную задачу, описать ее для интегратора, и собрать всю необходимую информацию для ее реализации.
8. Определить отделы предприятия, которые затрагивает оптимизация, выделить функциональных руководителей, которые будут участвовать в корректном построении задач и принимать решение об их успешной реализации.
9. Определить рабочую команду проекта. В нее могут быть включены: ИТ отдел, функциональные лидеры, конечные пользователи и другие, напрямую или косвенно заинтересованные стороны. Команда будет участвовать во внедрении ЭД: определять задачи в разрезе мельчайших деталей и функций, накладываемых на систему. А также участвовать в проверке реализованного продукта, контролировать ход проекта, проводить встречи с интегратором, чтобы предоставить всю необходимую информацию для построения системы и т. д.
10. Провести встречу с интегратором, озвучить требования к системе.
11. Согласовать договор и другие проектные документы.
