Как хранить важные документы в офисе
Несмотря на тотальную компьютеризацию всех сфер деятельности, в офисах используют и бумажные документы. Со временем количество бумаг растет, что говорит о необходимости организовать их правильное хранение. В этой статье мы расскажем о нормативах хранения офисных документов, а также особенностях обустройства архива.
Создание номенклатуры
Номенклатура - обязательный для каждого юридического лица систематизированный перечень названий сформированных дел, с указанием сроков их хранения. Все документы формируются в дела согласно номенклатурному номеру и хранятся отдельно. Например, квартальные отчеты, кадровые дела, договора с поставщиками, тендерная документация, прочее, имеют свой номенклатурный номер.
Номенклатура нужна, чтобы обеспечить учет и оперативный поиск документов по видам, определить их сроки хранения. Например, правила внутреннего трудового распорядка хранятся 1 год, журнал входящих документов - 3 года, а личные дела - 75 лет с момента увольнения сотрудника.
Оборудование архива
Первичные документы, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны находиться в специальных помещениях или закрытых шкафах бухгалтерии. За сохранность всех остальных документов отвечает директор компании или собственник.
Многие компании хранят документы в специально оборудованном помещении - архиве. В отличие от госучреждений, частные структуры делают это по собственному желанию. Для размещения документов используют стальные стеллажи полочные, шкафы, коробки, папки, а также сейфы и контейнеры. Между установленными архивными стеллажами оставляют проходы 75-120 см.
Большое значение имеет надежность конструкции стеллажа, а также удобство его использования. Хорошо, когда они оборудованы дополнительными элементами: разделителями, ограничителями, планками. Это позволяет сложить документы, канцтовары и другие вещи в правильном порядке. Кстати, подобный стеллаж можно заказать в компании «КиевМетСервис».
Для хранения ценных и секретных документов, в том числе карт, планов, чертежей, рукописей, используют стальные закрывающиеся шкафы.
В архиве нужно поддерживать температуру 17-19° и влажность воздуха 50-55%, чтобы бумажные документы не пришли в негодность. По общим правилам внутри помещения нельзя устанавливать электрические приборы, чтобы предупредить возгорание. Так что ксерокс лучше перенести в другой кабинет.
Что нужно хранить в сейфе
Некоторые вещи и бумаги нужно обязательно хранить в сейфе. К ним относятся печати, бухгалтерские документы, бланки строгой отчетности, цифровые носители информации, наличные деньги. Для них необходим огнестойкий сейф. Такие сейфы в Киеве изготавливает НПЧП «ДиК». Их изделия имеют надежную систему запирания и прочный корпус из композита.
Сейф можно установить в кабинете директора или в архиве. Если среди документов имеются аудио-, видеокассеты, фотопленки, магнитные носители, то для их хранения заказывают специальный сейф. Когда нужно просто ограничить доступ к документации, но не прекращать работу с ней, лучше установить картотеку или металлический шкаф в кабинете сотрудника.
