3 правила эффективных совещаний от Стива Джобса

Митинги очень важны. Они позволяют коллегам синхронизироваться, обсудить проблемы, набросать креативные идеи и продумать дальнейший план действий. Но иногда вместо того, чтобы повышать продуктивность команды, они становятся пустой тратой сил и времени. Insider приводит три правила рациональных совещаний, которыми руководствовался кофаундер Apple Стив Джобс.

Не звать слишком много человек

Когда присутствующих слишком много, зачастую страдает эффективность митингов. Чем больше людей, тем больше будет заминок, шума и недопонимания.

Джобс когда-то прямым текстом отказывался идти на прием Барака Обамы в Белом доме из-за того, что туда собирались пригласить слишком гостей.

Того же мнения придерживается основатель Amazon Джефф Безос. Он даже придумал "правило двух пицц", которое гласит, что на встрече должно быть столько человек, чтобы их было можно накормить двумя пиццами, и не более того.

Гендиректор Tesla Илон Маск считает, что если сотрудник не может сказать ли сделать ничего по существу митинга, то ему там не место. По его словам, уйти с совещания, где от вас нет толку, не грубо - грубо заставлять вас сидеть там и тратить ваше время.

Не раздувать повестку

Чтобы люди могли сосредоточиться на обсуждаемых проблемах, нужно не распыляться. На повестке должно быть не более трех пунктов, иначе есть риск потерять фокус и отвлечься на малозначительные вещи.

Тем более людям сложно удержать в голове большой объем информации, "вылитый" на них за раз. Британские психологи подтвердили это экспериментально. Они записали на магнитофон одно из заседаний Кембриджского психологического общества, а через две недели попросили участников воспроизвести, что они оттуда запомнили. В среднем они смогли вспомнить чуть более 8% происходившего. 42% тезисов были искажены, а многое из того, что удалось "вспомнить", вообще не происходило или говорилось в каких-то иных обстоятельствах.

Поэтому важно иметь краткую и четкую повестку, о которой нужно уведомить каждого участника, чтобы они могли подготовиться и внести во встречу что-то полезное.

Не затягивать совещание

Джобс был убежден, что митинги должны быть короткими и наиболее эффективны, если длятся не дольше 30 минут. Это обусловлено продолжительность концентрации внимания и психической выносливостью человека.

Операционный директор Meta Шерил Сэндберг, например, может уже через 10 минут после начала завершить митинг, запланированный на час, если к этому времени успели решить все вопросы.

Apple Tesla Белый дом Илон Маск