«Плохой тайм-менеджмент - это проблема руководства, а не сотрудников»
Издание Fast Company опубликовало статью, в которой привело мнения нескольких специалистов по тайм-менеджементу. Они утверждают, что умение планировать свое время является корпоративным навыком, который нужно постоянно развивать и обсуждать. При этом специалисты отмечают, что этим должно заниматься руководство компании, проводя встречи и обучая персонал эффективному планированию.
Одна из причин «плохого тайм-менеджмента» - ожидания, считает автор книги «Bridging the Soft Skills Gap» Брюс Талген. Например, наиболее типичная ситуация в офисе: руководитель назначил встречу в 9:30 утра. Чаще всего он ожидает, что в 9:28 все уже будут сидеть в переговорной. Для руководителей пунктуальность в данном случае является простым уважением к начальству, отмечает Брюс Талген.
Однако сотрудники не всегда понимают установки руководства. Автор книги рекомендует менеджерам, которые требуют от сотрудников пунктуальности, использовать более конкретные формулировки, когда речь идет о времени. Например, вместо «Встреча начнется в 9:30» лучше сказать «Я ожидаю, что все мы будем на связи в 9:30, когда начнется созвон. Скажите мне, если вам неудобно предложенное мной время».
Более комплексная проблема - когда сотрудники срывают дедлайны, работая напряженно над задачей прямо перед тем, как сдать ее. Майа Хейк-Мерлин, автор книги «The Together Leader», предлагает разбирать с сотрудниками каждый срыв дедлайна индивидуально. Цель - определить слабые места, которые приводят к проблемам в команде.
Хейк-Мерлин приводит примеры вопросов, которые нужно задать каждому сотруднику:
- Насколько хорошо ваше время распределяется согласно приоритетности задач?
- Что мешает тратить больше времени на более приоритетные задачи?
- Что у вас заняло больше времени, чем вы ожидали?
- На что вы потратили меньше времени, чем ожидали?
- Насколько эффективно вы можете решать задачи в небольшие отрезки времени?
Коллективное обсуждение поможет сформулировать решения для команды, считает Хейк-Мерлин.
Одна из основных причин, почему команды срывают дедлайны, - перфекционизм участников. Таких сотрудников необходимо научить расставлять приоритеты - например, разобрать на примере первых черновиков проекта, на каких моментах необходимо заострить внимание, а какие - оставить для дальнейшей доработки.
Другой важный навык в командном тайм-менеджменте - умение рассчитывать время, которое понадобится для различных задач. По мнению Талгена, команды регулярно должны встречаться для обсуждения времени, которое будет затрачено на ту или иную задачу - чтобы понимать зависимость от других отделов или коллег, устройство бизнес-процессов. Важным для планирования времени навыком является умение разбивать задачи на как можно более мелкие, считает автор книги.
